Quelles sont les missions du DPO ?

Le DPO (Data Protection Officer ou délégué à la protection des données) est au cœur de la démarche de conformité RGPD. Mais concrètement, quelles sont ses missions ? Cet article vous aide à comprendre son rôle, ses responsabilités et son intérêt pour votre entreprise.

Le rôle du DPO : un pilier de la conformité RGPD

Le DPO est la personne chargée de veiller à la bonne application du Règlement général sur la protection des données (RGPD) au sein d’un organisme public ou privé. Il est souvent qualifié de "chef d'orchestre" de la gestion des données personnelles de l'organisme pour lequel il travaille. Il est un maillon important de la gouvernance des données, en lien avec de nombreuses fonctions comme celles de RSSI, de DSI, de Directeur métier ou encore de Directeur Juridique.

Ses missions légales sont les suivantes (celles définies par l'article 39 du RGPD) :

• Informer et conseiller l'organisme qui le désigne en matière de protection des données personnelles (notamment en ce qui concerne la réalisation des analyses d'impact sur la protection des données - AIPD)

• Contrôler le respect du RGPD

• Être le point de contact de l'organisme vis à vis de la CNIL et des personnes concernées par les traitements de données personnelles mis en œuvre par l'organisme

Dans les faits, le DPO peut également être en charge des missions suivantes (liste non exhaustive) :

• Tenir à jour le registre des traitements de données personnelles

• Participer à la réalisation des AIPD

• Former et sensibiliser le personnel aux principes du RGPD

• Assurer la documentation de la conformité et des traitements de données personnelles

• Piloter la conformité au RGPD

• Animer la communautés des référents RGPD ou du réseau interne

Dans les faits, quelles sont les missions concrètes du DPO ?

1. Informer et conseiller

Dans ce rôle d'information et de conseil, le DPO va ou peut (en fonction du contenu de sa lettre de mission) :

• apporter son expertise auprès de la direction afin qu'elle puisse identifier les risques et assurer la conformité des traitements

• apporter son conseil à tout porteur de projet ou toute direction métier afin que les principes de protection des données personnelles soient pris en compte dès la conception des traitements de données personnelles, et tout au long de son cycle de vie

• définir et piloter la gouvernance RGPD

• rédiger et tenir à jour le registre des traitements

• examiner la nécessité de rédiger une AIPD

• participer à la formalisation des AIPD

• rédiger et diffuser des règles, politiques et procédures internes

• apporter son expertise dans le cadre de la gestion des violations de données personnelles

• s'assurer que les membres du personnel sont formés et/ou sensibilisés aux principes du RGPD

• etc.

2. Contrôler la conformité au RGPD

Le DPO peut mener personnellement ou faire mener (p.ex. par le RSSI, par un service de contrôle interne, par un prestataire, etc.) des audits et des actions de contrôle de la conformité au RGPD.

Ces audits ou contrôles peuvent porter sur :

• la vérification du contenu du registre des traitements

• le contrôle du contenu des contrats afin de s'assurer que les clauses données personnelles sont présentes et conformes

• la vérification de la conformité des traitements de données personnelles les plus sensibles ou présentant le plus de risques sur la vie privée

• l'effectivité des mesures de sécurité mises en œuvre pour protéger les données personnelles

3. Être le point de contact de la CNIL et des personnes concernées

Le DPO doit faciliter le travail de la CNIL et doit coopérer avec l'autorité de contrôle. Cette coopération peut intervenir lors :

• des réponses aux demandes lors d'un contrôle sur place

• des demandes effectuées dans le cadre d'un contrôle sur pièces

• de l'instruction d'une réclamation

• de la consultation dans le cadre des AIPD

• de la notification d'une violation de données personnelles

• etc.

En ce qui concerne les personnes concernées, le DPO est leur point de contact privilégié. A ce titre, il peut :

• participer à la réponse aux demandes de droits RGPD

• être sollicité et apporter une réponse à toute question d'un salarié, d'un fournisseur ou encore d'un client en matière de conformité RGPD ou interrogation sur leurs droits.

Le DPO est-il responsable de la conformité au RGPD ?

Non.

Bien que le DPO soit un acteur majeur de la conformité au RGPD, il n'est pas responsable de la conformité de l'organisme pour lequel il intervient.

Le DPO n'est pas non plus responsable de la tenue du registre, de la réalisation des AIPD ou de la notification des violations de données à la CNIL.

La conformité au RGPD de l'organisme incombe au responsable de traitement (bien souvent le responsable de l'organisme). Le DPO doit cependant conseiller le responsable de traitement afin de l'aider à se conformer aux obligations imposées par le RGPD.

Dans les faits, et c'est souvent le cas des DPO de TPE/PME, la réalisation de certaines obligations incombant au responsable de traitement est déléguée et font partie des missions du DPO (par exemple la tenue du registre). Le responsable de traitement reste toutefois responsable de leur bonne réalisation.

En résumé : les missions clés du DPO

Les missions du DPO sont au nombre de 4 :

• Informer et conseiller sur le RGPD

• Contrôler la conformité au RGPD

• Être le point de contact des personnes concernées

• Coopérer avec la CNIL

📌 Le DPO n’est pas un rôle décoratif : c’est un levier de conformité, de confiance client et de compétitivité.

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