Faut-il tenir un registre RGPD quand on est une TPE/PME ?

Le registre des activités de traitement (couramment appelé "registre RGPD") est en tendance dans l'univers de la protection des données et pour cause : la Commission européenne a évoqué sa volonté de simplifier le RGPD en allégeant l'obligation de tenue du registre. Cet article revient sur l'obligation de tenir un registre des activités de traitement, des exceptions prévues et de son utilité pour les TPE/PME.

🗂️ Que dit la règlementation concernant le registre RGPD quand on est une TPE/PME ?

Le RGPD prévoit dans son article 30 que chaque responsable de traitement tienne un registre des activités de traitement effectuées sous leur responsabilité. Autrement dit, toute entreprise qui utilise des données personnelles pour son compte doit compléter ce document et le tenir à jour.

Cependant, une exception existe pour les entreprises de moins de 250 salariés, souvent le cas des TPE et PME :

💡 “Les obligations visées aux paragraphes 1 et 2 ne s’appliquent pas à une entreprise ou à une organisation comptant moins de 250 employés, sauf si le traitement qu’elles effectuent est susceptible de comporter un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, s’il n’est pas occasionnel ou s’il porte notamment sur les catégories particulières de données visées à l’article 9, paragraphe 1, ou sur des données à caractère personnel relatives à des condamnations pénales et à des infractions visées à l’article 10.”

En pratique, la plupart des TPE/PME ne peuvent pas se prévaloir de cette exception, car :

• Elles traitent des données de manière régulière (gestion RH, clients, prospects, etc.).

• Elles peuvent manipuler des données sensibles (ex. santé, opinions syndicales, etc.).

• Elles n’ont pas de garanties suffisantes pour démontrer un traitement strictement occasionnel ou sans risque.

En conclusion et même si la loi prévoit une exception, tenir un registre reste indispensable pour la majorité des petites structures — et c’est une bonne pratique vivement recommandée, y compris par la CNIL.

Pourquoi le registre RGPD reste essentiel pour les TPE/PME

🧭 Un outil structurant, pas un simple tableau Excel

Le registre RGPD est bien plus qu’un document à produire pour “faire plaisir à la CNIL”. C’est une cartographie de vos activités impliquant des données personnelles. Il vous permet de :

• Identifier les données collectées (clients, salariés, prospects…)

• Comprendre les finalités et les bases légales

• Localiser les outils utilisés (CRM, logiciels RH, site web…)

• Déterminer les durées de conservation

• Évaluer les risques et les mesures de sécurité

💡 Un registre bien conçu sert de base à toute votre stratégie de conformité RGPD.

Ne pas tenir de registre = se priver d’un outil de gouvernance

Même si la règlementation peut proposer un assouplissement, notamment pour certaines obligations formelles, les principes du RGPD restent pleinement applicables, y compris pour les petites structures :

• Information des personnes

• Protection des données

• Sécurité des traitements

• Documentation des actions

Sans registre des traitements, il devient très difficile de prouver votre bonne foi en cas de contrôle ou d’incident. Vous n’avez pas besoin de tout faire seul : l’accompagnement par un DPO externe ou via un Pack de conformité RGPD vous permet de structurer votre démarche sans y consacrer des semaines.

🛠️ Le registre, première pierre d’une conformité maîtrisée

Créer son registre, c’est aussi :

• Prendre conscience de la réalité des données manipulées

• Impliquer les équipes dans une démarche de progrès

• Faciliter les mises à jour futures en cas d’évolution de vos outils ou services

• Gagner en crédibilité face à vos clients, partenaires et sous-traitants

Vous ne pouvez pas piloter ce que vous ne visualisez pas. Le registre vous donne de la visibilité sur vos données, comme un bilan comptable le fait pour vos finances.

❓ FAQ – Registre RGPD pour les TPE/PME

Est-ce que le registre est obligatoire pour les TPE/PME ?

Actuellement, la majorité des entreprises, quelle que soit leur taille, sont tenues d’en tenir un en raison de la nature des traitements qu'elles effectuent quasi systématiquement (p.ex les traitements RH). Les exceptions prévues par le texte sont spécifiques et le projet d'allégement n'est pas encore d'actualité, donc il vaut mieux posséder son registre RGPD.

Comment créer un registre conforme ?

Il doit contenir : les finalités, catégories de données, destinataires, durées de conservation, mesures de sécurité, etc.

Vous pouvez utiliser des modèles de la CNIL mais vous risquez de passer à côté de sa complétion. Le mieux reste de faire appel à votre DPO ou de vous faire accompagner pour le réaliser sur-mesure.

Et si je n’ai pas de ressources internes ?

C’est justement pour cela que des offres existent, comme notre Pack de conformité RGPD de mydari, qui inclut la réalisation complète du registre pour vous.

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Chez mydari, nous savons que la conformité RGPD peut paraître chronophage. C’est pourquoi nous avons conçu une offre spécialement dédiée aux TPE/PME :

📦 Notre Pack de conformité RGPD inclut :

• La création de votre registre des traitements

• L’identification de vos outils et traitements

• Une feuille de route personnalisée

• Des conseils pratiques pour sécuriser vos données et informer vos équipes

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💡 Avec ou sans obligation légale formelle, le registre des traitements reste la colonne vertébrale de toute démarche RGPD sérieuse. Faire de la conformité RGPD sans registre, c'est comme faire de la comptabilité sans tenir de journal comptable.